¿Qué es un cronograma y cómo crearlo paso a paso? Tipos y beneficios
- Biznea
- Jan 1
- 6 min read
Los cronogramas son herramientas importantes para organizar tareas y plazos en diversas empresas. Por medio de ellos se pueden asignar tiempos específicos a cada actividad, mejorar la planificación y cumplir objetivos. Entender qué es un cronograma, será útil si deseas diferenciarte en cualquier proyecto.
Además, para aprovechar al máximo un cronograma, es necesario conocer los diferentes tipos que existen, así como sus beneficios para la gestión de empresas. Y si estás pensando en crear una empresa, el uso de esta herramienta te ayudará a comenzar con buen pie.
Te invitamos a seguirnos a lo largo del artículo y descubrir información muy relevante. Aprende qué es un cronograma, para qué sirve, qué tipos puedes encontrar, sus beneficios más destacados, inconvenientes y más detalles.
¿Qué es un cronograma?
Un cronograma es una herramienta que utilizan empresas y otras organizaciones para realizar actividades de manera más organizada. Sus características principales son diseñar rutas con tareas y tiempos específicos en pro de cumplir metas y objetivos.
Con esto se pueden tener pasos más detallados y garantizar el mejor seguimiento de las actividades. Incluso se utilizan en grupos pequeños o lo puede desarrollar una sola persona, no hay limitaciones.
¿Para qué sirve un cronograma?
Ya sabemos qué es un cronograma, pero ¿qué utilidad tiene? Diseñarlo puede servir para muchas cosas, entre esas:
Claridad y dirección: Muestra los pasos de manera más clara y evita confusiones a los involucrados. Esto crea el camino o dirección correcta.
Mejora la planificación de recursos: Ayuda a asignar los recursos a las áreas indicadas y no malgastar.
Prevención de sobrecarga de trabajo: Las responsabilidades estarán más delimitadas y cada persona tendrá las tareas que le corresponden, evitando que exista sobrecarga para algunos involucrados.
Mejor coordinación: Habrá una comunicación más fluida y coordinación eficiente al tener más organización por medio del cronograma.
Control y seguimiento: También será más fácil poder controlar un proyecto, ya que un cronograma de actividades permite identificar más rápido lo que se está haciendo.
Cumplimiento de plazos: Ayuda a cumplir plazos de manera más eficiente, lo cual permite que el cliente quede más conforme.
Evaluación del desempeño: También permite hacer evaluaciones del desempeño de los trabajadores involucrados.
Organización de procesos: Ayuda a crear ajustes, revisiones e identificar problemas con mayor agilidad que aquellos proyectos sin cronogramas.
Tipos de cronogramas según el método de gestión
Para terminar de entender qué es un cronograma, también se deben conocer los tipos que existen. Aplicar uno dependerá de la necesidad de cada empresa y proyecto. Comenzaremos con los cronogramas según el método de gestión.
Cronograma de Gantt
Entre los cronogramas de actividades, el de Gantt es uno de los más famosos. También es conocido como Diagrama de Gantt y está diseñado de la siguiente manera:
Tiene una lista vertical en la parte izquierda donde encontrarás las actividades.
En la parte superior, de manera horizontal, están las horas, días, semanas o meses en que se deben completar las actividades.
Entre las dos secciones anteriores, hay puntos que conectan cuando se cumple cada actividad en el tiempo establecido.
Cronograma de PERT
PERT, son las siglas en inglés de Técnicas de revisión y evaluación de programas. Se trata de un tipo de cronograma orientado a crear interrelaciones entre tareas. Sin embargo, no las confunde, sino que trata de evitar que exista conflicto entre ellas y las muestra de manera más clara, tal como sucede con los mapas conceptuales.
Cronograma de hitos
Como su nombre lo indica, el cronograma de hitos está compuesto por hitos, o tareas, mientras que lleva fechas para marcar el comienzo y final de cada una. Suele ser una de las más fáciles de utilizar y de las más populares junto con el diagrama de Gantt.
Cronograma de tareas pendientes
El cronograma de tareas pendientes es muy fácil, ya que consiste en listar tareas por hacer y crear prioridades entre ellas. El horario y tiempo se adapta a la necesidad de cada persona o empresa.
Cronograma de tipo Kanban
Por último, tenemos el cronograma de tipo Kanban, un tablero que define una lista de actividades para cada cierto tiempo. Puede ser al comenzar los meses o semanas.
Tipos de cronogramas según el tiempo
Según el tiempo, tenemos algunos cronogramas de actividades que debes conocer. En concreto, son tres: Diario, semanal y mensual.
Cronograma diario
Como su nombre lo indica, es un cronograma que se diseña para cada día, puede servir de manera individual para que un trabajador o cualquier persona entienda qué tareas debe cumplir ese día.
Cronograma semanal
Este tipo de cronograma permite crear mayor número de tareas, pero únicamente por semana. Sirve también para una persona o todo un grupo.
Cronograma mensual
Este cronograma es más general, pues se organiza por meses y permite tener una visión más detallada del proyecto. Además, facilita el seguimiento de las actividades a lo largo del tiempo, en especial para los líderes.
Beneficios de los cronogramas
Ayuda a priorizar tareas importantes
Crea rutas precisas para alcanzar objetivos
Ayuda a detectar cualquier problema rápidamente.
Organiza los recursos de manera eficiente y evita pérdidas.
Permite proyectar cómo serán los resultados.
Permite crear alianzas con otras empresas o personas interesadas en el mismo objetivo.
Ayuda a que se hagan mejores evaluaciones de desempeño.
Inconvenientes de los cronogramas
Cuando imaginamos qué es un cronograma de actividades, podemos pensar que todo es positivo, pero esta herramienta se puede encontrar con algunos inconvenientes. Aquí te explicamos cuáles son.
No se garantiza que la ruta diseñada sea exitosa. Por ello se deben tener planes B para todo.
Si no se contemplan posibles problemas, todo el cronograma se vendrá abajo. Se aconseja hacer revisiones diarias.
Si te equivocas al diseñar una tarea, las demás pueden verse afectadas. En ese sentido, lo mejor es crear borradores del cronograma y ensayar para ver su dependencia.
Si son proyectos muy grandes, la cantidad de tarea puede confundir, así que toca establecer bien los roles y delimitar responsabilidades.
¿Cómo hacer un cronograma paso a paso?
Para realizar un cronograma que funcione, te mostraremos una serie de pasos esenciales. Cada uno te permitirá diseñar la herramienta más ajustada a tus necesidades.
Establecer tareas a realizar
Cada proyecto tiene un objetivo, al entenderlo, toca comenzar a establecer qué tareas se deben realizar para alcanzarlo. Este será el primer paso para tu cronograma, del también dependen las personas que se involucrarán.
Definir la relación entre cada una de las tareas
Una vez que tengas las tareas definidas, comenzarás a marcar la relación entre cada una. Es normal que algunas sean independientes de otras y solo se pueden comenzar al finalizar las demás. Esto debe estar muy claro, al igual que las que se hacen simultáneamente.
Definir el tipo de cronograma
Ya hablamos de los tipos de cronogramas que existen, así que toca elegir aquel que vaya mejor contigo o tu proyecto. Analiza muy bien las opciones junto con los objetivos y las actividades para alcanzarlo.
Conocer a las personas que participarán en cada tarea
Todo cronograma tiene responsabilidades con una o más personas involucradas. Debes saber qué tareas se asignarán para cada persona y esto definirá el equipo completo que usará la herramienta.
Recuerda que esto también permite que se delimiten las responsabilidades y de lugar a confusiones.
Establecer tiempos de cada una de las tareas
No solo debes tener tareas, sino el tiempo para realizar cada una de ellas. Por supuesto, la definición de dicho tiempo va a depender de lo compleja que sea la actividad, así que debe ser realista.
Organizar el orden de realización de tareas
La organización del orden para realizar tareas es un paso que definirá casi por completo el diseño de tu cronograma. Aquí ya sabes qué debes hacer, quienes deben hacerlo, qué necesitas y para cuando debe estar terminado. Sin embargo, es importante que vayas marcando las tareas de forma prioritaria y secuencial.
Identificar riesgos y contingencias posibles
Antes de aprobar por completo el cronograma, debes identificar los posibles riesgos y contingencias del proyecto. Se recomienda crear notas deseadas para tenerlo en cuenta, al igual que revisiones extra por autoridades y especialistas.
Revisar el cronograma final
No des por finalizado el diseño del cronograma si no haces revisiones finales. Toma suficiente tiempo para volver a comprobar cada actividad, tiempos, recursos, responsabilidades y posibles inconvenientes. Una vez que lo hagas, envíalo a otras personas para su aprobación.
Compartir el cronograma con las personas implicadas
Por último, comparte tu cronograma con las personas implicadas en el proyecto. Cada miembro del equipo debe revisar la ruta, sus responsabilidades, tiempo y más detalles. Incluso puedes pedir feedback de ellos para entender sus impresiones y resolver dudas.
Ejemplos de cronogramas
Tal cual indicamos, hay varios tipos de cronogramas de actividades y adaptados a muchas necesidades. Aquí te indicaremos algunos ejemplos de casos en los que se puede aplicar y elegir un estilo.
Cronograma de eventos: Son proyectos que necesitan de una visión general y se planifican con meses de anticipación. Para esto puedes utilizar plantillas de cronogramas mensuales e incluso anuales. Allí se incluirán tareas muy específicas, como revisión del espacio del evento o decoraciones.
Cronograma de formación: Son muy útiles para los planes de formación de una empresa. Por ejemplo, se pueden crear las áreas de formación en la parte izquierda, señalando los responsables de dar las charlas, talleres o clases, mientras que arriba se indican los tiempos en que sucederá.
Cronograma de proyectos: Este es mucho más amplio y complejo. Lo usual es hacerlo con el diseño del Diagrama de Gantt, ya que permite especificar tareas, al igual que la interrelación entre las mismas.
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